Если ваша компания использует гибкую или гибридную модель работы, рассмотрите эти советы о том, что включить в заявление о политике WFH, и как настроить свою команду на успех.
Когда первоначальная вспышка пандемии COVID-19 потребовала от городов принятия приказов о самоизоляции, многие сотрудники впервые получили возможность работать из дома. Понимая, что они могут успешно выполнять свою работу, не добираясь до офиса, теперь больше работников, чем когда-либо, хотят продолжать работать удаленно — практика, также называемая удаленной работой. В отчетах о будущем работы за апрель 2021 года указывается, что 83 процента опрошенных работников предпочитают гибридную схему работы, при которой они проводят хотя бы часть своего времени, работая удаленно, а 63 процента быстрорастущих компаний уже внедрили «систему продуктивности», позволяющую сотрудникам работать как на месте, так и дома.
Поскольку работники требуют большей гибкости в отношении того, где они работают, компании экспериментируют с творческими идеями, позволяющими сотрудникам работать удаленно хотя бы часть времени. Независимо от того, использует ли ваша компания полностью удаленный подход или придерживается гибридной модели работы, неспособность предоставить сотрудникам конкретные рекомендации по работе на дому (WFH) может вызвать путаницу и привести к непоследовательному применению.
Чем больше ясности вы предоставите сотрудникам, тем лучше будет опыт для всех. Читайте дальше, чтобы узнать, что включить в заявление о политике удаленной работы и как лучше всего подготовить свою команду к успеху.
Как написать заявление о политике работы на дому
Прежде чем приступить к реализации плана, четко обозначьте свои ожидания для каждого сотрудника. Включите политику удаленной работы на видное место в руководство для сотрудников и убедитесь, что каждый член команды понимает как индивидуальные, так и командные обязанности. Это особенно важно, если ваши команды возвращаются с полностью удаленной работы на некоторую удаленную работу. Ваши сотрудники должны понимать, как меняется их рабочий график и почему, особенно если не всем сотрудникам будет разрешено работать из дома.
Используйте следующие рекомендации о том, что следует включить в заявление о политике, чтобы начать работу. Помните, что, как и в случае с любым аспектом культуры вашей компании, ваша политика работы на дому должна быть продумано адаптирована к вашей конкретной рабочей силе.
Установите четкую цель
Четко укажите, какова цель этой политики, как с точки зрения самого документа, так и того, чего вы надеетесь достичь, предлагая возможности работы на дому. Используйте это как возможность поделиться тем, что ваша компания узнала во время экспериментальной фазы работы на дому, вызванной пандемией, если это применимо. В конечном счете, ваша политика работы на дому должна улучшать ценностное предложение сотрудников, улучшать опыт членов вашей команды в вашей компании и соответствовать вашим основным ценностям. Передайте значение политики, а также то, как заявление будет использоваться в будущем.
Определить область
Укажите, какие должности в вашей организации подходят для удаленной работы. Примите во внимание обязанности перед клиентами, ограничения программного обеспечения и риски кибербезопасности. Четко определите все ограничения ролей, чтобы смягчить ненужные запросы и предотвратить разочарование.
Кроме того, если вы хотите, чтобы процесс принятия был более избирательным, основанным на индивидуальной пригодности, опишите тип сотрудника, который имеет право работать из дома: надежный, дисциплинированный, автономный, высокоорганизованный и т. д. Наконец, укажите любой срок пребывания в должности, необходимый для сотрудникам воспользоваться преимуществами политики работы на дому, будь то три месяца или целый год.
Описание процесса запроса на работу на дому
Как сотрудники должны запрашивать время WFH? В этом разделе изложите весь процесс — есть ли официальное представление или сотрудники должны поговорить со своим руководителем? Кроме того, должны ли сотрудники подавать заявку на рассмотрение политики до подачи запроса? Предоставьте пошаговую разбивку того, что сотрудники должны делать, чтобы иметь возможность работать из дома, и при необходимости включите ссылки.
Объясните процесс утверждения
Объясните, кто будет утверждать запросы на удаленную работу и по каким критериям будет оцениваться каждый запрос. Будут ли запросы рассматриваться отдельными менеджерами или за процессом будет следить отдел кадров? Руководители и HR должны использовать свои лучшие аргументы, чтобы определить, будет ли сотрудник успешным, работая дома или нет. Однако они также должны учитывать следующее:
- Нужно ли сотруднику взаимодействовать с клиентами, чтобы выполнять свою работу?
- Доступна ли сотруднику личная информация и данные, доступ к которым за пределами офиса может поставить под угрозу бизнес или клиентов?
- Отвлекает ли домашняя рабочая среда сотрудника?
- Не поставит ли удаленная работа сотрудника под угрозу успех вашей команды или затруднит общение, сотрудничество или достижение целей?
- Нуждается ли сотрудник в дополнительном программном обеспечении или ресурсах для выполнения своих задач вне офиса? Если да, то каковы сопутствующие расходы?
Прежде чем принимать ответы, поговорите с сотрудниками и позвольте им ответить на каждый вопрос индивидуально. Если вы знаете, что у сотрудника есть несколько детей дома или он упомянул, что в его здании ведутся строительные работы, спросите его, как он будет обеспечивать свою продуктивность в другой рабочей среде. Это даст всем справедливую оценку и предотвратит несправедливые ограничения работы на дому, основанные на предвзятых представлениях и бессознательных предубеждениях.
Установите допустимые дни работы на дому
В этом разделе объясните, когда сотрудникам будет разрешено воспользоваться преимуществами политики удаленной работы. Будете ли вы проводить еженедельные «среды WFH» или сотрудники смогут работать удаленно по мере необходимости? Будут ли командные дни, когда все должны быть в офисе?
Если есть определенные дни в году, когда удаленная работа запрещена, например, в последнюю неделю месяца для торговых представителей или во время общих собраний, четко укажите это в правилах, чтобы не было путаницы, когда даты кататься вокруг.
Перечислите приемлемые причины работать из дома
Если вы не предоставляете всем сотрудникам привилегии WFH, приведите примеры допустимых причин для запроса о работе на дому. Дайте понять, что перечисленные причины не гарантируют одобрения; сотрудник все равно должен подать запрос для рассмотрения.
Возможные причины, по которым сотруднику может понадобиться работать из дома, включают:
- Родительские обязанности.
- Статус болезни или инвалидности.
- Баланс между работой и личной жизнью.
- Назначения в течение рабочего дня.
- Пригородные задержки.
- Небезопасные погодные условия.
- Домашние/личные чрезвычайные ситуации.
- Другие причины обсуждаются и утверждаются руководителями.
Назначьте конкретное рабочее время
Укажите, должны ли сотрудники быть в сети в определенное время (например, с 9:00 до 17:00) и влияют ли часовые пояса на рабочее время.
В качестве альтернативы установите ожидание, что сотрудники и менеджеры будут определять рабочее время в каждом конкретном случае с учетом обязанностей сотрудника и потребностей менеджера.
Опишите ожидания в отношении коммуникации, реагирования и доступности
Если сотрудники лишь изредка работают удаленно, это, вероятно, по причинам, не связанным с работой, например, воспитанием детей, болезнью или балансом между работой и личной жизнью. В результате их внимание может быть разделено между рабочими обязанностями и внешними факторами.
Чтобы убедиться, что все, что необходимо, выполнено, подумайте о том, чтобы установить правила коммуникации. Ожидается ли, что сотрудники будут находиться в сети и доступны в течение всего рабочего дня или только в течение заранее определенного основного времени? Как вы ожидаете, что сотрудники WFH будут выполнять свои графики встреч, когда их нет в офисе? Установите четкие требования, чтобы сотрудники могли лучше координировать свои личные дела с рабочими обязанностями и быть более продуктивными в течение дня.
Кроме того, установите конкретные рекомендации по скорости реагирования и предпочтительным способам общения. Это возлагает на удаленных сотрудников ответственность и устанавливает ожидания для офисных сотрудников. Если от сотрудников WFH не ожидают немедленного ответа на запросы своих коллег, члены офисной команды будут знать, что не следует ожидать немедленных ответов, и рассмотрят возможность обращения к кому-то еще для срочных вопросов.
Установите техническую поддержку и требования
В некоторых случаях работодатели могут потребовать, чтобы сотрудники имели доступ к определенным технологиям — программному обеспечению, скорости интернета, персональным компьютерам — для того, чтобы иметь право на удаленную работу. В рамках вашей политики работы на дому укажите все необходимые условия, чтобы сотрудники могли заранее координировать свои технические потребности. Опишите, какую технологию предоставит компания. Будете ли вы предоставлять монитор как для компании, так и для домашнего офиса, или сотрудник должен приносить оборудование домой при удаленной работе?
Дополнительно опишите порядок действий на случай, если у сотрудника возникнут технические трудности при работе из дома. У вас, вероятно, есть техническая поддержка на месте, но если компьютер зависает или программа не запускается, как вы ожидаете, что сотрудники WFH отреагируют, когда они не смогут получить доступ к вашей команде поддержки? Рассмотрите возможность инвестирования в программное обеспечение для удаленного доступа к рабочему столу, чтобы представители службы технической поддержки могли получить удаленный доступ к компьютеру сотрудника.
Примечание. Требования к канцелярским принадлежностям и обслуживанию
Помимо обеспечения сотрудников технологиями и устройствами, объясните, будете ли вы снабжать их домашнее рабочее место расходными материалами или другими удобствами. С юридической точки зрения важно определить обязанности работника по содержанию и какие обязанности вы, как работодатель, возьмете на себя.
Например, от сотрудников, скорее всего, ожидают, что они будут поддерживать чистоту в своем офисе и следить за тем, чтобы он был хорошо обставлен как конструктивная рабочая среда. Вы можете согласиться снабжать членов команды обычными канцелярскими принадлежностями, такими как ручки, блокноты и степлер, и в этом случае ежемесячная стипендия «канцелярских принадлежностей» будет отличным бонусом.
Определите требования безопасности
Поскольку вы не можете гарантировать, к какой сети у ваших сотрудников будет доступ дома, очень важно, чтобы вы четко обозначили требования безопасности, например, не работали над конфиденциальными проектами в общедоступных условиях или в общедоступных сетях Wi-Fi. Кроме того, чтобы ваши сотрудники могли работать из дома, вам может потребоваться предоставить ресурсы безопасности, такие как виртуальная частная сеть (VPN), чтобы защитить своих сотрудников и бизнес.
В частности, наметьте ожидания для сотрудников, работающих с клиентами. Нужно ли им звонить с частной линии? Разрешено ли им работать в общественных местах, где можно подслушать личную информацию? Будете ли вы возмещать сотрудникам расходы на передачу голоса и/или данных, понесенные при выполнении рабочих звонков? Если вы не объясните, как сотрудники должны вести себя при работе над клиентскими проектами, вы не сможете ни управлять, ни гарантировать безопасность своего бизнеса.
Установите ожидаемые показатели производительности и производительности
Работодатели часто опасаются предлагать возможности удаленной работы, опасаясь, что сотрудники воспользуются этой политикой. Тем не менее, данные ежемесячных исследований показали, что шесть из 10 работников сообщили о более продуктивной работе из дома, чем они ожидали. Обязательно оправдайте ожидания и повторите, что политика работы на дому действительно является преимуществом, указав стандарты производительности.
Кроме того, определите, как вы будете отслеживать производительность. Хотя журналы времени являются опцией, они менее показательны для производительности, чем время, затраченное на задачу. Определите конкретные показатели, которые более важны для вашего бизнеса, и отслеживайте их. Рассмотрите возможность полагаться на менеджеров для оценки производительности путем отслеживания выполненных задач или использования платформы управления задачами, чтобы сделать ход работы видимым. Существует множество инструментов управления проектами, которые измеряют производительность или предоставляют технологии, помогающие вашим сотрудникам лучше управлять своим временем, такие как ClickUp или Clockwise.
5 советов, как сделать вашу политику работы на дому успешной
Когда вы будете готовы внедрить новую политику удаленной работы, воспользуйтесь следующими пятью советами, чтобы убедиться, что ваша команда настроена на успех.
Сделайте общение приоритетом
Не секрет, что при переводе по электронной почте или при обмене мгновенными сообщениями вещи могут потеряться. Чтобы обеспечить эффективное и точное выполнение задач, пока сотрудники работают из дома, установите требования к общению между менеджерами и непосредственными подчиненными.
Например, подумайте о том, чтобы сотрудники WFH начинали день с 15-минутного разговора со своим менеджером. Это обеспечивает более прямой и четкий канал связи, где сотрудники могут получить ответы на конкретные вопросы, прежде чем погрузиться в работу, а менеджеры могут корректировать индивидуальные приоритеты или сроки, не создавая ненужной путаницы.
Кроме того, инвестируйте в инструменты, которые могут сгладить непрямое общение в течение рабочего дня. Slack, Discord, Microsoft Teams и Google Hangouts — отличные инструменты для обмена мгновенными сообщениями, а Skype, Google Meet и Zoom позволяют общаться лицом к лицу, объединяя сотрудников WFH. Чтобы отслеживать задания и контролировать производительность, рассмотрите возможность внедрения платформы управления задачами, такой как Monday.com, Airtable или Asana.
Информируйте всех сотрудников о политике
Даже если ваша политика работы на дому распространяется только на некоторых сотрудников, четко объясните правила и ожидания каждому члену команды, прежде чем внедрять ее. Это жизненно важно для успеха вашей команды. В то время как сотрудники WFH несут большую часть ответственности за своевременное выполнение работы, офисные сотрудники должны знать, что ожидается от их удаленных коллег, а также свои собственные обязанности по поддержанию работников WFH в курсе событий.
Найдите дополнительное время, чтобы обсудить политику с менеджерами. Поскольку некоторые из их подчиненных могут чаще работать из дома, крайне важно, чтобы они понимали политику и то, как ее соблюдать.
Спросите своих сотрудников об их вкладе
Мы изложили стандартные рекомендации и методы создания политики работы на дому, но важно, чтобы вы разработали план, специально адаптированный для вашей команды и организации. Перед окончательной доработкой политики обязательно проведите опросы и обсуждения со своими сотрудниками о том, как должна выглядеть политика справедливой удаленной работы. Собирайте отзывы о производительности сотрудников и показателях производительности, ожиданиях от общения и процессе утверждения, чтобы определить, что может быть нереалистичным для вашей текущей рабочей силы.
Регулярно оценивайте свою политику
Чтобы ваша политика работы на дому была максимально успешной, регулярно связывайтесь со своей командой и менеджерами после внедрения программы. Увеличилась ли производительность? Есть ли серьезные задержки проекта? Трудно ли менеджерам следить за своими отчетами и руководить своими командами теперь, когда несколько сотрудников работают удаленно? Кроме того, как сотрудники офиса относятся к этой политике — создала ли она какие-либо непредвиденные препятствия на пути к их успеху? Постоянно оценивайте свой план, его эффективность и ваши усилия по инклюзивности, чтобы создать наилучшие условия для сотрудников.
Ведите с доверием
Заманчиво переключиться в режим микроменеджмента, когда несколько сотрудников работают из дома, но это только создаст проблемы для вашей команды. Если вы принимаете долгосрочную политику работы на дому, вы просто должны доверять своим сотрудникам. Если вы им не доверяете, не применяйте политику. Чтобы ваша политика работы на дому была эффективной, высшее руководство и руководство среднего звена должны доверять своим непосредственным подчиненным, чтобы оправдывать ожидания и придерживаться правил. Если сотрудники этого не делают, действуйте соответственно, будь то корректировка политики или индивидуальное решение проблем сотрудников.
Попытка микро управления издалека раздражает сотрудников и отталкивает их. Удаленная работа — это огромное преимущество, которое может значительно повысить уровень вовлеченности сотрудников при правильном выполнении. Доверяйте своим сотрудникам настолько, насколько вы их цените, и они вознаградят вас своей лояльностью.
Если ваша компания уже разрешила удаленную работу в течение некоторого периода времени, дальнейшая возможность работать из дома, вероятно, будет чрезвычайно привлекательной для ваших сотрудников. Для привлечения новых талантов гибкость WFH не только укрепляет баланс между работой и личной жизнью, но и показывает сотрудникам, что их действительно ценят как личности. Они демонстрирует гибкость и эмпатию со стороны работодателя — две характеристики, которые будут привлекать лучшие таланты и удерживать их.